 |
|
 |
Samen met veel vakgenoten streef ik al decennia lang naar standaardisatie van boekhoudingen. Dat is nuttig bij het inwerken van personeel, bij het voeren van een SSC (Shared Service Center), maar ook bij de consolidatie.
De techniek is met ons, zou je zo zeggen. Hoe ingewikkeld kan het immers zijn om bij het aanmaken van een nieuw grootboekrekeningnummer even te checken wat de centrale norm is? Lang geleden had ik voor dat doel ongeveer standaard Hoogheid & Fuchs op mijn bureau liggen. Of eigenlijk de bijlage bij hun "Boekhouden geboekstaafd", het schema van Bakker. Maar hoe nuttig dit midden vorige eeuw opgestelde schema ook was, je moest er altijd wat creativiteit op loslaten om actuele wetgeving en technieken te kunnen toepassen. Pas deze eeuw kwam er, gestimuleerd door onze nationale trots de Belastingdienst, een beweging op gang om een nieuwe standaard te ontwerpen. Het resultaat was RGS (Referentie Grootboek Schema). Bijna onleesbaar en beslist niet te onthouden, maar prima toepasbaar bij gebruik van software. Nieuwe ontwikkelingen worden opgenomen in updates, en daarmee is een prima systeem ontworpen.
Omdat het RGS menselijkerwijs niet te onthouden is, gebruik je in de meeste software nog steeds een vrij in te delen numeriek rekeningschema, waarbij je geacht wordt Bakker als basis te hanteren. Hier en nu zal ik niet op alle uitzonderen ingaan. Technisch kun je bij de betere software per grootboekrekening vastleggen onder welke rubriek in RGS saldi gerapporteerd moeten worden. Perfect zou je zeggen. Nu is het nog wachten op de toevoeging van de laatste truc: rapporteren op basis van RGS.
Binnen Exact maak ik sinds begin jaren negentig intensief gebruik van verdichtingcodes. Daar heb ik een structuur voor ontworpen die bijzonder veel lijkt op RGS. Even testen, en wat blijkt? Als ik alle grootboekrekeningen voorzie van RGS code, kan ik een mooie gestandaardiseerde balans en resultatenrekening uitdraaien.
Toepassen!
Jeroen van Rossum, 10 september 2018.
